Inhalt:
- Notes allgemein
- Notes Kalender
- Notes Aufgaben
- Notes Mail
- Notes Datenbanken
- Notes Zugriffsrechte
- Notes Gruppenkalender
- Gruppenkalender anlegen
- Besprechung Planen
- Notes Ausblick
Lotus Notes bietet umfassende Planungsmöglichkeiten für den persönlichen und geschäftlichen Personalmanagement-Bedarf. Gegenüber anderen Organisationsprogrammen bietet Lotus Notes den Vorteil der langen Erfahrung in vernetzten Strukturen und den daraus resultierenden gruppenpolitischen Aufgaben.
Das Lotus Notes Basismodul bietet dem einzelnen Benutzer einen einfachen Kalender, eine Aufgabenliste und einen elektronischen Briefkasten.
Da der mitgelieferte Lotus Notes Designer die Möglichkeit bietet weitere Datenbankoberflächen (und damit weitere Notes-Module) zu erzeugen muss ich mich an dieser Stelle auf die im Standard enthaltenen Pakete beschränken.
Der Lotus Notes Kalender bietet die Funktionalität eines einfachen Kalenders. Es gibt die Möglichkeit Termine einzutragen und im Gruppenbetrieb können diese Termine auch durch Einladung anderer Personen oder Anforderung von Räumen oder Ressourcen ergänzt werden. Die Einladungen und Anforderungen werden prinzipiell per E-Mail versendet, so dass auch nicht Notes-Anwender grundsätzlich über diese Termine informiert werden könnne. Allerdings funktioniert bei diesen Benutzern die Annahme oder Ablehnung eines Termins natürlich nicht so einfach und reibungslos wie in Besprechung Planen beschrieben.
Die Lotus notes Aufgaben unterscheiden sich gegenüber den Terminen des Kalenders in der Haptsache dadurch, dass ihnen keine feste Zeit zugeordnet ist. Es ist wohl möglich eine Zeitspanne einzugeben, in der die Aufgabe erledigt sein soll, aber ein fixierten Termin muss nicht angegeben werden. Auch hier sind Gruppen und Ressourcenplanung oder die Übernahme in einen Termin möglich.
Lotus Notes Mail ist das Herzstück der Gruppenplanung von Lotus Notes. Alle Aufgaben, Termine, Anfragen, etc. bei denen mehr als eine Person oder Sache beteiligt ist wird durch E-Mails benachrichtigt. Im Falle eines Gruppenkalenders können sogar Termine direkt in den Kalender der betroffenen Person(en) geschreiben werden (Siehe Besprechung Planen).
Ausserdem ist es möglich die Standard Internet E-Mail in Lotus Notes zu empfangen.
Lotus Notes arbeitet mit einer sogenannten "Benutzergebundenen Datenbankstruktur". Dies bedeutet nichts anderes, als dass ein Benutzer auf eine (oder mehrere) in sich geschlossene Datenbank(en) zugreift und in diesen seine Daten ablegt. Diese Daten umfassen dabei alle dem Benutzer zugeordneten Information, wie Mail-, Kalender oder Aufgabendaten.
Unter Lotus Notes besitzt der Besitzer einer Datenbank vorläufig das alleinige Recht diese Datenbank zu öffnen. Er kann aber anderen Benutzer verschiednst geartete Rechte einräumen. Dies erfolgt nach der Anmeldung in Lotus Notes durch Anwahl des Punktes Datei - Datenbank - Zugriff. Vor Anwahl dieses Punktes muss man sich jedoch in die Datenbank begeben für welche die Zugriffsrechte erteilt werden sollen. Ist dies nicht der Fall kann man sich nicht sicher sein welche der Datenbanken man nun verwaltet.
Nun muss zuerst der zukünftige Mitbenutzer (oder die entsprechende Gruppe) hinzugefügt werden. Wenn dies geschehen ist kann der Benutzer im linken Feld ausgewählt und auf der rechten Seite können ihm Rechte zugeteilt werden. Dazu bietet Notes einige Vorschläge wie zum Beispiel den Manager oder den Editor an.
Die Anwendung der Rechte hängt von den jeweiligen organisatorischen Positionen der Personen ab. So ist es möglich einem Mitarbeiter über "nur-Lese-Rechte" Informationen zukommen zu lassen, ohne dass dieser die möglichkeit erhält diese Informationen zu ändern oder gar zu löschen.
Eine sehr schöne Verwendungsmöglichkeit von Lotus Notes bietet der Gruppenkalender. Der Gruppenkalender wird von jedem Benutzer angelegt und bietet Einblick in die Termine der Kollegen. Vorraussetzung hierfür ist natürlich die Rechtevergabe durch die Kollegen (Siehe Punkt Notes Zugriffsrechte).
Die gleichzeitige Nutzung eines einmal angelegten Gruppenkalenders ist zwar möglich (der Gruppenkalender befindet sich in der unter /Server/mail/usernam.nsf liegenden Benutzerdatenbank) aber in der Praxis untauglich, da nur die Daten des letzten Benutzers übernommen werden.
Zum Anlegen eines Gruppenkalenders wählt man Kalender - Gruppenkalender - Neuer Gruppenkalender. Diesem neuen Gruppenkalender wird ein Name vergeben und die entsprechenden Mitglieder eingefügt. Besitzt der Benutzer nun die Rechte von den anderen Benutzern deren datenbank einzusehen, so werden die freien und belegten Zeiten, sowie deren vollständiger Kalender angezeigt. Persönliche Termine können dabei mit einem Sperrvermerk versehen werden, so dass sie nur als "belegte Zeit" erscheinen.
Eine Besprechung (oder gemeinsamer Termin) wird wie eine normale Besprechung geplant. Unter dem Ordner "Einladen" werden dann alle zu diesem Termin geladenen Personen eingetragen.
Bereits zu diesem frühen zeitpunkts ist es möglich unter Planer - Zeitpläne prüfen die Kalender der Besprechungsteilnehmer zu konsultieren und eine entsprechend freie Zeit zu suchen. Ebenso können Räume und andere Ressourcen (wie zum Beispiel Viedogeräte) eingeplant und deren freie Zeit abgefragt werden.
Nach der Festlegung des Termins werden durch Anwahl des Punktes Speichern und Einladung senden alle Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt.
Der eigentliche Komfort dieser Besprechungsplanung erfolgt jetzt bei den Teilnehmern der Besprechung. Diese können nach dem öffnen der Mail jetzt unter dem Punkt Antwort den Termin annehmen. Dieser wird jedoch (noch) nicht in deren Terminkalender eingetragen. Es ist auch möglich einen Ausweichtermin vorzuschlagen (Bei entsprechender Rechtevergabe kann auch dieser Notesbenutzer die freie Zeit der Teilnehmer konsoltieren) oder die Besprechung ganz abzulehnen.
Die Entscheidung des Benutzers wird ebenfalls per E-Mail an den Leiter der Besprechung gesendet und dieser kann nun, nach Eingang aller Mails den Termin bestätigen oder absagen. Nach einer Bestätigung wird der Termin mit allen Änderungen - wieder per E-Mail - bei den Teilnehmern in den persönlichen Kalender eingetragen.
In Zusammenarbeit mit anderen technischen Einheiten kann Lotus Notes fast den gesamten Büroalltag vom Brief bis zur Besprechung und zum Kundentermin verwalten. Es bietet somit ein ganzheitliches System zur Organisation auch grosser Firmenstrukturen. Hier ein paar Beispiele:
- Verwendung eines PalmTop Hendhelds zum Abgleich der Daten erlaubt es den Mitarbeitern ihre Termine und Notizen zu jeder besprechung mitzunehmen und immmer parat zu haben.
- In Zusammenarbeit mit einem Ablagesystem können Dokumente den dafür zuständigen Mitarbeitern direkt zugestellt werden. Die normalerweise anfallende Postverteilungsarbeit entfällt.
- Durch die Implemetation der Internetumgebung können alle Internetgeschäfte direkt über Lotus Notes gehandhabt werden.
- Durch obige Punkte ergibt sich eine einheitlich gecshlossene Benutzeroberfläche. Der Benutzer muss Lotus notes nicht mehr verlassen, wenn andere Produktionsmittel wie Textverarbeitungsprogramme direkt in die Oberfläche integriert werden.
Allerdings enthält Lotus Notes drei sehr grosse Negativaspekte, die nicht unter den Tisch fallen dürfen:
- Die Sicherheit der Datenbanken ist nicht übermässig gross, da dass Benutzerpassword direkt mit der ID des Benutzers gespeichert wird. Kennt ein Fremder zu einem beliebigen Zeitpunkt das Password des Benutzers und kann sich dessen ID besorgen, so ist dieses Benutzerkonto für alle Zeiten offen.
- Die Bedienung der Benutzeroberfäche von Lotus Notes entspricht nicht den gängigen Windows-Programmen und kann daher nicht intuitiv erfolgen. Da der Benutzer ausserdem mit den Notes-Datenbanken direkt arbeiten muss verlangt eine fachgerechte Anwendung des Programms erhebliches Wissen bzw. Schulungsaufwand.
- Der Administrationsaufwand, der auf einem Lotus Notes Administrator lastet ist zwar nicht übermässig gross zu nennen aber durch die Komplexität der Datenbankverwaltung wird - wie auch beim Benutzer - ein erhebliches Know-How erwartet.